fluxograma é a representação de um processo que utiliza símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das informações e elementos evidenciando a sequência operacional que caracteriza o trabalho que está sendo executado.
fluxogramaAs etapas do fluxograma são apresentadas utilizando-se figuras geométricas que podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas ou setas, sendo que cada símbolo possui um significado importante.

1 – Quando Utilizar um Fluxograma?

  • Quando desejamos entender como um processo funciona;
  • Quando desejamos estudar um processo a fim de implantar melhorias;
  • A fim de comunicar para outras pessoas como funciona um processo;
  • Quando precisamos de melhorar a comunicação entre as pessoas envolvidas em um mesmo processo;
  • Quando precisamos documentar um processo;
  • Quando deseja-se planejar um projeto.

2 – Tipos de Fluxograma

Quando pretendemos descrever um processo através de fluxogramas, as formas mais comuns de disposição são: forma linear (fluxograma Linear) ou forma matricial (fluxograma Funcional ou Matricial). O fluxograma linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho passo a passo compondo assim o processo. Esta ferramenta ajuda a identificar retrabalhos, redundâncias ou etapas desnecessárias. Já o fluxograma funcional tem como objetivo mostrar o fluxo de processo atual e quais as pessoas ou grupo de pessoas estão envolvidas em cada etapa. Neste caso, linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as fronteiras entre as responsabilidades e no fluxograma funconal podemos demonstrar onde as pessoas ou grupo de pessoas se encaixam em cada sequência do processo e como elas se relacionam com outro grupo. Veja na Figura abaixo a diferença entre os 2 tipos:

tipos-fluxogramas-funcional-linear

Figura 1 – Formas comuns  de fluxogramas (Funcional ou Linear)

3 – Formas Básicas de Fluxograma

Com relação às formas básicas utilizadas para compor um fluxograma, como informado anteriormente, elas podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas, setas, etc, sendo que cada uma delas tem a sua devida importância. Abaixo, é possível visualizar na Figura 2 algumas formas básicas e seus significados.

formas-basicas-fluxograma

Figura 2 – Formas básicas de um fluxograma

4 – Procedimentos Básicos para Elaboração

Para elaborar um fluxograma você pode utilizar softwares ou materiais como post it, bloco de notas, um flipchart e pincéis atômicos. Com os materiais necessários, basta seguir as seguintes dicas;

  1. Defina o processo a ser detalhado e dê um título a ele de forma com que este título fique no topo do flipchart ou bem visñivel no software;
  2. Discuta e decida quais são as fronteiras que delimitam o seu processo. Onde e quando o processo inicia e termina?
  3. Faça um Brainstorming em equipe para definir as atividades que fazem parte do processo. Anote cada uma delas e não se preocupe neste momento com a sequência das mesmas, embora pensar nas atividades em sequência pode ajudar as pessoas a lembrar de todos os passos;
  4. Depois de definida as atividades, coloque as mesmas em sequência;
  5. Quando todos concordarem com as atividades definidas e a com a sequência correta, desenhe setas a fim de mostrar qual é o fluxo do processo;
  6. Finalmente, revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo (trabalhadores, supervisores, fornecedores, clientes) a fim de detectar possíveis falhas e verificar se o processo realmente está representado de forma fiel ao que ocorre na realidade.

5 – Questões e Considerações sobre Fluxograma

Como vimos, um fluxograma de processo pode ser elaborado por uma pessoa ou um grupo de pessoas (geralmente não mais do que 20). Basicamente, se for construído por um grupo pequeno de pessoas chaves no processo, pode ser necessário ajustes futuros. Por outro lado, se a equipe possuir um conhecimento elevado, as diferentes formas de pensar podem atrapalhar a sua elaboração. Após a elaboração do fluxograma que descreve o processo, podemos levantar e responder as seguintes questões:

  • O processo obtido pode ser redesenhado ou remodelado de forma a tornar-se mais efetivo ou eficiente?
  • Quais são as forças ou fraquezas pertinentes ao processo?
  • O processo é suficientemente eficaz para desempenhar um papel fundamental na organização?

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Leve em Conta as Sequintes Considerações:

  • Não se preocupe em representar o processo de uma forma correta. A forma correta é a representação que ajuda todos os envolviddos a entender o processo;
  • Identifique e envolva na elaboração do fluxograma todas as pessoas envolvidas no processo, incluindo aqueles que trabalham diretamente nele como fornecedores, clientes e supervisores. Façam eles participarem das reuniões, entreviste eles e mostre o fluxograma obtido a eles de forma a obter o feedback dos mesmos. Dessa forma o seu processo com certeza terá uma representação muito mais fiel;
  • Não contrate para desenhar o seu processo um Expert na área ou um Consultor. Eles podem sim ajudar mas quem deve elaborar são as pessoas que fazem parte do processo. Elas sim sabem melhor do que ninguém como tudo funciona;
  • Softwares de computador, incluindo serviços na nuvem estão disponíveis no mercado e são muito usuais, economizando tempo e trabalho. Lanece mão destas ferramentas para proporcionar maior qualidade no resultado final.

6 – Resultados esperados com a utilização de fluxogramas:

O resultado após uma boa representação do processo é um maior entendimento das pessoas envolvidas com relação aos seguintes itens:

  • Saber quais são os principais passos de uma sequência;
  • Saber quem é responsável por uma atividade;
  • Entender quais são os principais momentos de decisão;
  • Entender quais são as entradas e saídas do processo;
  • Verfifcar como flui a informação;
  • Saber quais recursos envolvidos no processo;
  • Saber qual é o volume de trabalho;
  • Identificar os atrasos e gargalos do processo;
  • Identificar os pontos fortes e fracos do processo;
  • Identificar desperdícios;
  • Permitir uma visão ampla sobre o processo.

É importante ressaltar que quando um fluxograma é elaborado visando identificar melhorias de um processo, deve-se sempre ter a preocupação de pensar no processo exatamente como é e não como ele deveria ser. Somente com um cenário realista é possível identificar pontos de melhoria.
Ao visualizar todo o processo, a empresa poderá evitar complexidades desnecessárias, identificar gargalos ou duplicidade de procedimentos. Os fluxogramas simplificam e racionalizam o trabalho, facilitando a compreensão, otimização e melhorias na empresa.

7 – Exemplo Prático e Sofware:

Caso tenha interesse, disponibilizamos abaixo uma planilha automatizada para elaboração de fluxogramas:

Download

A utilização de softwares para a elaboração de fluxogramas é importante no sentido de oferecer agilidade no seu desenvolvimento. A maioria destes softwares já possuem bibliotecas padrões que combinam formatação automática e inserção de regiões no caso de diagramas funcionais. Outra questão é que facilmente podem-se encontrar modelos (templates) de fluxogramas nestes softwares que também podem auxiliar no desenvolvimento de um bom fluxograma.

Neste exemplo, utilizaremos o software LucidChart e para conhecer o mesmo você pode clicar no logotipo abaixo:

O vídeo ensinando a fazer um fluxograma básico de uma pequena indústria pode ser visualizado logo em seguida:

Vamos ao nosso Exemplo. Neste exemplo, a primeira coisa a fazer foi mapear as atividades que são:

  • Receber o pedido
  • Entrar com o pedido no sistema
  • Verificar crédito
  • Recusar pedido
  • Verificar estoque
  • Verificar materiais necessários
  • Comprar materiais
  • Receber materiais
  • Inspecionar materiais
  • Planejar a produção
  • Planejar a entrega
  • Confirmar o prazo de entrega com o cliente
  • Produzir
  • Inspecionar o produto
  • Enviar o produto
  • Preparar a fatura
  • Emitir a fatura

Terminado de levantar as atividades que podem ser feitas através de um Brainstorming, como explicado anteriormente, vamos utilizar o LucidChart para montar o fluxograma. Ao final ele ficará como na imagem abaixo:

fluxograma pequena industria

Referências:

  • Nancy R. Tague’s The Quality Toolbox, Second Edition, ASQ Quality Press, 2004, pages 255–257.
  • http://asq.org/learn-about-quality/process-analysis-tools/overview/flowchart.html
  • https://www.smartdraw.com/flowchart/
  • https://www.moresteam.com/toolbox/process-flow-chart.cfm
  • http://www.conceptdraw.com/How-To-Guide/flowchart-symbols