O termo utilizado para os indicadores de performance da manutenção em uma fábrica é o KPI (em inglês, Key Performance Indicators ou KPI, Indicadores de Performance na tradução). As KPIs podem mensurar diferentes performances abrangendo desde o tempo de parada das máquinas até o processo produtivo. Atualmente os softwares instalados em muitas fábricas podem oferecer algumas dezenas de KPIs, mas é preciso ter atenção a aquelas que realmente agregam valor.

Como definir um indicador de performance da manutenção (KPI) útil?

Tudo dependerá dos objetivos, da estratégia e do plano de ação adotado, mas algumas diretrizes podem ser adotadas para definir KPIs e metas. Um método muito utilizado é o SMART, que é definido pelas letras que o compôem da seguinte forma:

  • Specific – Seja Específico: Escolha KPIs simples e específicas para evitar equívocos posteriores;
  • Measurable – Mensurável: As KPIs devem ser comparáveis e quantificáveis com objetivos específicos. De preferência a KPI deve ser expressa em números;
  • Attainable – Atingível: A meta deve refletir a capacidade da organização, podendo ser agressiva, mas não deve ser impossível;
  • Realistic – Realista: A meta deve ser realista com as condições atuais e não com as condições desejáveis;
  • Timely – Em tempo: Deve ser definido um tempo para que as metas possam ser atingidas.
Definição de KPIs e Metas

Definição de KPIs e Metas

Outra característica que deve ser buscado é a de que a meta possa ser tangível. Metas que podem ser observadas, sentidas ou tocadas são mais propensas a serem conquistadas e mantidas.

Para entendermos um KPI, podemos utilizar um exemplo onde o objetivo é acompanhar a execução das manutenções preventivas (programadas). Uma maneira de definir um indicador é simplesmente contar a quantidade de manutenções que foram programadas e a quantidade que foram executadas em um período fechado. Sendo assim, podemos adotar o seguinte método para controle: índice de execução (%) = (quantidade de manutenções preventivas executadas)/(quantidade de manutenções preventivas programadas).  Desta forma, obtemos um número que vai variar de 0 a 1, onde 1 indica 100% de execução e é o máximo número atingível neste KPI. Claro que o que devemos fazer na prática é buscar um número alcançável baseado em históricos de manutenções. Esse é um exemplo simples, mas que expressa bem a importância das KPIs, que é a de controlar, medir e principalmente gerar uma ação após as análises. Uma KPI chave serve para identificar oportunidade de melhoria no processo e deve ser um gatilho para uma série de ações a serem executadas quando dada sua ocorrência.

Principais indicadores de performance da manutenção industrial

  1. MTBF – Mean Time Between Failures ou Tempo Médio Entre Falhas 
  2. MTTR – Mean Time Between Repair ou Tempo Médio Entre Reparos
  3. A – Availability – Fator disponibilidade
  4. MP – Cumprimento dos planos de Manutenção Preventiva
  5. MPd – Cumprimento dos planos de Manutenção Preditiva
  6. GE – Giro do estoque
  7. FM – Falta de materiais que afetam os serviços da manutenção
  8. IMF – Custo total de manutenção por faturamento bruto
  9. IMBA – Custo total de manutenção por ativos imobilizados
  10. MO – Custo de mão-de-obra
  11. CM – Custo de materiais
  12. BackLog – Carga futura de trabalho
  13. HHCorretiva – Alocação de mão de obra em serviços de manutenção Corretiva
  14. HHPreventiva – Alocação de mão de obra em serviços de manutenção Preventiva
  15. HHPreditiva – Alocação de mão de obra em serviços de manutenção Preditiva
  16. CP – Cumprimento da Programação
  17. AP – Acerto da Programação


1 –  MTBF – Mean Time Between Failures ou Tempo Médio Entre falhas 

MTBF = tempo total do bom funcionamento em um período / número de falhas

Exemplo: uma máquina de produzir placas de madeira opera somente um turno diário totalizando 8 horas. Neste período, a máquina apresenta 4 falhas. Ao medir o tempo de parada, verificamos que a primeira parada teve duração de 20 minutos, a segunda e a terceira de 15 minutos e a quarta de 30 minutos totalizando 80 minutos. Vamos calcular o MTBF para este caso:

MTBF = (8*60 – 80) /4 = 100 minutos.

Este valor (100 minutos) nos diz que a programação da produção deve levar em conta que a cada 100 minutos haverá uma falha do equipamento deixando ele indisponível para a produção e isto irá se repetir durante todo o período do turno. Para ser mais exato, irá se repetir por 4 vezes no turno.


2 – MTTR – Mean Time Between Repair ou Tempo Médio Entre Reparos 

MTTR = total de horas de parada causadas por falhas / número de falhas

Exemplo: No nosso exemplo, onde o turno diário totaliza 8 horas, vimos que a máquina de produzir placas de madeira teve 4 paradas no turno. Ao medir o tempo de parada, verificamos que a primeira parada teve duração de 20 minutos, a segunda e a terceira de 15 minutos e a quarta de 30 minutos. Vamos calcular o MTTR para este caso:

MTTR = (30 + 15 + 15 + 20) / 4 = 20 minutos.

Este valor (20 minutos) nos diz que o tempo médio de cada parada do equipamento vai ser em torno de 20 minutos. Portanto, a programação da produção saberá que a cada parada, a máquina ficará sem produzir placas de madeira em média por durante 20 minutos.


3 – Availability – Fator disponibilidade

A disponibilidade do equipamento, na sua definição mais simples é dada por:

A = tempo disponível / (tempo disponível + tempo indisponível)

Ela também pode ser calculada através dos índices de MTBF e MTTR pela seguinte fórmula:

A = MTBF / (MTBF + MTTR) x 100 %

Veja abaixo que chegamos ao mesmo valor utilizando qualquer uma das equações:

A = MTBF / (MTBF + MTTR) x 100 = 100 / (100 + 20) x 100 = 83,3 %

A = uptime / (uptime + downtime) = 400 / (400 + 80) = 83,3 %

A alta disponibilidade é o principal objetivo da manutenção. Ela é definida como sendo a probabilidade de uma máquina ou equipamento poder ser operado satisfatoriamente em qualquer instante em determinadas condições.

Os três princiapais KPIs da manutenção são o MTBF, MTTR e A, porém temos vários outros que podem ser utilizados visando melhor gestão dos ativos. São eles:


4 – MP – Cumprimento dos planos de manutenção preventiva

MP = tarefas realizadas no programa de manutenção preventiva / tarefas programadas no programa de manutenção preventiva


5 – MPd – Cumprimento dos planos de manutenção Preditiva

MPd = tarefas realizadas no programa de manutenção preditiva / tarefas programadas no programa de manutenção preditiva


6 – GE – Giro do estoque

GE = (total R$/ano utilizados do estoque) / (valor total do estoque (valor do inventário))


7 – FM – Falta de materiais que afetam os serviços da manutenção

FM = total de ordens de trabalho paralizadas por falta de material / total de ordens de trabalho emitidas

Este indicador comumente é utilizado em referência ao tempo de espera ou indisponibilidadecausada pela falta de material.


8 – IMF – Custo total de manutenção por faturamento bruto

IMF = (custo total de manutenção (materiais, serviços, mão de obra própria e terceiros)(R$)) / (Faturamento bruto (R$))


9 – IMBA – Custo total de manutenção por ativos imobilizados

IMBA = (custo total de manutenção (materiais, serviços, mão de obra própria e terceiros)(R$)) / (valor da base da ativo fixo sem depreciação (R$))


10 – MO – Custo de mão-de-obra

MO = (custo da mão de obra / custo total da manutenção) x 100(%)


11 – CM – Custo de materiais

CM = (Custo total de materiais aplicados pela Manutenção / Custo total da manutenção) x 100(%)


12 – BackLog – Carga futura de trabalho

O Back Log é a relação entre o tempo total estimado para a realização dos serviços de manutenção em carteira e o tempo total disponível na manutenção, por período. Ele pode ser calculado como um todo ou subdividido por especialidades.

BackLog = HHES / HHTD

HHES = Homem x hora que estima ser necessário para executar serviços em carteira / total de HH disponíveis para executar os serviços/dia

HHTD = Homem x hora total disponível em um dia para trabalho na fábrica. Representa a força de trabalho em mão-de-obra direta.

Exemplo:

Assim que chega ao trabalho, o planejador faz o levantamento de serviços pendentes no sistema e constata que existem os seguintes serviços para serem realizados:

  1. Serviço de manutenção corretiva programada na unidade hidráulica (necessário 2 mecânicos por 3 horas).
  2. Serviço de manutenção preventiva no compressor (necessário 3 mecânicos por 6 horas)
  3. Serviço de manutenção preditiva nos transformadores e painéis (Necessário 2 eletricistas por 6 horas)
  4. Serviço de melhorias na automação de máquinas (necessário 4 eletricistas por 8 horas e 2 mecânicos por 8 horas).

Portanto, calculando o HHES, tem-se:

  • HHES = 2×3 + 3×6 + 2×6 + 4×8 + 2×8 = 84
  • HHES de mecânicos = 40
  • HHES de eletricistas = 44

No mesmo dia o planejador verifica que a equipe de manutenção está composta por 3 eletricistas e 4 mecânicos que trabalharão 8 horas úteis, descontando almoço. Portanto:

  • HHTD = 3×8 + 4×8 = 56
  • HHTD de mecânicos = 4×8 = 32
  • HHTD de eletricistas = 3×8 = 24

Agora é possível calcular o Backlog (total e por especialidade). Assim, teremos:

  • Backlog total = 84/56 = 1.5
  • Backlog mecânicos = 40/32 = 1.25
  • Backlog eletricistas = 44/24 = 1.83

O valor ideal do backlog seria que o mesmo fosse sempre igual a 1. Assim o quadro da empresa estaria exatamente dimensionado para atender as necessidades de manutenção em carteira. Um backlog menor do que 1 indica que o quadro está superdimensionado. Por outor lado, um backlog maior do que 1 indica que existem mais serviços para serem executados do que a mão-de-obra em carteira consegue executar. No exemplo, percebe-se que existe ainda maior deficiência de eletricistas do que mecânicos devido ao valor do backlog de eletricistas ser maior.

O ideal é que o backlog seja calculado diariamente e avaliado mensalmente, pois com o passar dos dias o backlog sofre variações (determinados dias podem haver menos necessidades de serviços do que em outros dias por exemplo).


13 – HHCorretiva – Alocação de mão de obra em serviços de manutenção corretiva

HHCorretiva = Total de HH programados (ou apropriados) em Urgência / Total de HH programados (ou apropriados)


14 – HHPreventiva – Alocação de mão de obra em serviços de manutenção preventiva

HHPreventiva = Total de HH programados (ou apropriados) em Preventiva / Total de HH programados (ou apropriados)


15 – HHPreditiva – Alocação de mão de obra em serviços de manutenção Preditiva

HHPreditiva = Total de HH programados (ou apropriados) em Preditiva / Total de HH programados (ou apropriados)


16 – CP – Cumprimento da Programação

Outro aspecto importante ligado ao planejamento e coordenação dos serviços é a
relação serviços programados – serviços executados. Além de medir como está
andando o planejamento, ela indica, mesmo que indiretamente, a confiabilidade da
instalação.

CP = HH Serviços planejados / HH Serviços Executados


17 – AP – Acerto da Programação

Aponta os desvios entre os tempos programados e os tempos de execução. Na manutenção são muitas as situações imprevistas, como quebra de parafusos, engripamentos etc que
contribuem para esses desvios. É importante que os desvios mais acentuados sejam justificados de modo que os parâmetros sejam mantidos ou corrigidos nas programações futuras.

AP = Número de ordens com desvio maior que 20% no tempo programado / número total de ordens emitidas.

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Como os softwares contribuem para o acompanhamento das KPIs

Atualmente, as empresas exigem uma grande demanda com relação a geração e gestão das informações. Além do volume de dados, o levantamento deve ser realizado em menor tempo possível para que a tomada de decisões seja realizada no tempo adequado. É muito importante a padronização destes dados de forma a obtê-los de maneira transparente e  em tempo hábil para facilitar o acesso, análise e divulgação das informações.

Os softwares contribuem fornecendo agilidade no compilamento das informações possibilitando a geração de relatórios e facilitando o trabalho das pessoas responsáveis por gerar os KPIs. Podemos dizer também que, alguns indicadores podem ser gerados automaticamente bastando para isto lançar mão da automação industrial. Sabemos que utilizando a automação, podemos ter em mãos variáveis como tempo de paradas e volumes de produção facilmente de forma automatizada. Isto é um enorme ganho, baseando-se no fato de que não haverá trabalho de digitação e perda de informações durante o tratamento delas. Os softwares para este finalidade podem e devem ser utilizados visto que a empresa ganha deixando de alocar recursos com a função de registrar informações.

Uma outra questão a citar é o fato de que muitas vezes os KPIs são definidos depois da implantação de alguns sistema informatizados. Assim, a geração de indicadores acaba por demandar recursos para levantar e consolidar as informações a nível gerencial. Mesmo que a empresa já possua alguns sistemas, a tarefa de extração de dados acaba tornando-se manual. Surge então a necessidade de implantação de sistemas de informação capazes de integrar informações de ERPs (sistemas de gestão empresarial), sistemas de supervisão e banco de dados de diferentes softwares utilizados na indústria para que a empresa tenha as informações centralizadas em um só sistema e ganhe agilidade na tratativa dos dados.

Independentemente da situação, é muito importante fazer uma análise crítica com relação aos softwares que a empresa utiliza para que seja evitado o investimento desnecessário em novas tecnologias. De qualquer forma, eles são um excelente investimento para a empresa que busca inteligência de negócio. Gerar dados confiáveis, registar de forma correta e analisar as informações buscando soluções adequadas para resolução de problemas é a melhor maneira de colocar a empresa em melhoria contínua na busca pela excelência operacional.