Sabemos que no mundo globalizado e informatizado de hoje, a quantidade de informações que temos a disposição cresce exponencialmente. Em contrapartida, a capacidade de sintetizar estas informações torna-se cada vez mais importante. O Relatório A3 é um processo de resolução e estruturação do problema que tem como diferencial, a forma de como ele é apresentado.
No relatório A3, o ponto de brevidade da documentação é a síntese da aprendizagem conseguida através do processo de resolução do problema. A ideia no relatório A3 é apresentar e fazer caber todo o raciocínio, o processo, o problema e as informações relevantes em um relatório do tamanho de uma folha A3 (29,7 x 42 cm). Quando as informações dos problemas são adequadamente formatadas desta maneira, elas podem ser lidas ou apresentadas em 5 minutos e a partir delas, decisões importantes podem ser facilmente tomadas. Por outro lado, quando um documento é muito grande, existe um grande risco de que as informações não sejam lidas ou até mesmo mal interpretadas.O desenvolvimento do relatório A3 requer que as pessoas envolvidas no processo reúnam e relatem fatos, pesquisem e ofereçam feedbacks, identifiquem os pontos importantes e quem são os donos do processo com o objetivo de construir um caminho claro de acompanhamento antes que qualquer ação se inicie, que se perdura durante o desenvolvimento do projeto e após a sua finalização. A relatório A3 força o aprendizado a não se basear em estudos abstratos, mas sim no Gemba (lugar onde as coisas acontecem).
Existem 3 tipos de relatório A3: resoluções deproblemas, proposta e status. Sabendo como funciona cada um deles, é possível determinar quais são os relatórios que mais fazem sentido para a empresa e então utilizar qual agrega mais valor ao negócio. Vamos analisar como funciona cada tipo.
A3Resolução de problemas – O A3 para resolução de problemas é o mais utilizado de todos e segue o processo de um PDCA. Ele obedece uma estrutura em passos de identificação de definição, estado atual, estado desejado, análise, proposta, plano de ação e acompanhamento. A relação com o PDCA pode ser observada na tabela abaixo. Nem sempre a causa raiz é aparente e nem sempre é possível uma investigação completa para o problema. Por este motivo, existem os outros tipos de relatório A3.
| Passo A3 | Ciclo PDCA |
| Definição | Planejar (Plan) |
| Estado Atual | |
| Estado desejado ou meta | |
| Análise | |
| Proposta | Agir (Do) |
| Plano de ação | Checar (Check) |
| Acompanhamento(Follow up) | Atuar ou corrigir (Act) |
A3 Proposta – No relatório A3, A3 Proposta será um estado futuro orientado, (onde você quer estar), em que você está tentando melhorar a situação, sugerindo uma ideia. Esta é uma ferramenta que normalmente é mais focada em uma área ou departamento que apoia a melhoria de um indicador ou KPI (Key Performance Indicator). Ex.: Qualidade, Segurança, custos ou produtividade). O A3 estratégia é muito semelhante, mas normalmente é focado mais em cadeias de valor e processos de nível superiores relacionados com o plano de negócios da empresa. No A3 Proposta, iniciamos explicar o estado atual ou fundamentado que precisa ser melhorado. Este estado atual afeta um KPI da empresa? Assim, é possível elencar algumas ideias e benefícios para melhorar o KPI e então sugerir como será implementada a ideia com prazos e metas. Após a implementação, é necessário avaliar a eficácia e ter um plano de acompanhamento para garantir que o A3 Proposta seja sustentável. Isso é muitas vezes chamado de “lacuna criada”. Você está tentando potencialmente “elevar a barra de medida” ou melhorar a situação ou padrão.
A3 Status – Este tipo de A3 geralmente é um relatório específico que tem relação direta com um projeto de longo prazo e que possa precisar de um relatório de progresso com base semanal, mensal ou trimestral. Ele pode confrontar um “plano” com o estado “real”. Este tipo é muito utilizado em uma mudança de produto ou modelos que levam a pensar a longo prazo que exigem planejamento com o objetivo de garantir o sucesso no final dos projetos. (Ex.: treinamento, equipamentos, peças, processos e necessidades de mão de obra).
A3 Estratégia – É normalmente focado no Plano de Negócios da empresa e pode abranger desde o planejamento para 1 ano até 15 anos. Como mencionado anteriormente, o A3 Estratégia e A3 Proposta são muito semelhantes, sendo que o tipo estratégia se diferencia pelo objetivo de levar a empresa de um estado atual para um estado futuro. Claro que o A3 estratégia normalmente se baseia no que os indicadores de negócios (KPIs) estão refletindo para que então o plano possa ser elaborado. O A3 estratégia é utilizado por um nível superior na organização e geralmente subsidia ações em cascata da alta gerência para o operacional (top-down) ao longo de todos os níveis da Organização. Por exemplo, se a empresa possuir excessivas reclamações por produtos defeituosos, e a mesma desejar reduzir o volume de produtos devolvidos, a diretoria estabelecerá ações que iniciarão no departamento da qualidade e refletirão nos departamentos de produção, manutenção e até no RH que poderá ter que contratar pessoas mais qualificadas.
Como criar um Relatório A3?
É preciso entender que o relatório A3 conta uma história e ao criá-lo é preciso inserir somente informações relevantes. O autor do relatório A3 deve colocar informação o suficiente para que ela seja compreendida e reflita os pontos mais importantes. Enquanto isso pode parecer simples e superficial para algumas pessoas, a maioria pensa que é muito difícil decidir quais dados e informações é necessário para dar ao leitor uma compreensão completa da história. Por esta razão, é importante seguir algumas dicas e fazer as seguintes perguntas:
- Identificação o tema do relatório: Qual é o problema? qual é a necessidade? O que está se tentando fazer?
- Análise do cenário: Qual é o contexto? Porque é importante? Como funciona hoje? O que precisa melhorar? Quais as métricas atuais? Utiliza o diagrama de pareto;
- Identificação das causas raízes do problema: Aplique os 5Ws e o diagrama de causa e efeito
- Cenário Esperado: Qual é a condição almejada? Qual é a estratégia para alcançá-la?
- Plano: Quais ações serão tomadas para chegar ao cenário adequado? Quem será responsável? Qual orçamento previsto?
- Follow-up: Quem vai acompanhar os resultados do projeto? Qual é a comparação entre o que foi previsto e o que foi realizado.
Como podemos observar, o relatório A3 é uma representação gráfica de um planejamento, e ele contribui substancialmente para a melhor visualização dos problemas, propostas e soluções. O pensamento A3 é um exercício de design para resolver problemas. É uma ferramenta que acima de tudo, ajuda os funcionários a aprenderem a aprender.
Passo a Passo para criação do Relatório A3
Para elaborar um passo a passo, vamos considerar o A3 Resolução de Problemas por ser o mais aplicado e utilizado de modo geral. Como foi possível observar o relatório A3 Resolução de Problemas é estruturado da seguinte forma:
- Título;
- Definição;
- Estado atual;
- Estado desejado ou meta;
- Análise;
- Proposta;
- Plano de ação;
- Acompanhamento.
Estas etapas são organizadas em uma folha A3, e deve obedecer os seguintes critérios.
1 – Título
- Defina um título para seu relatório. Sobre o que você está reportando?
2 – Definição
- Por que você está falando sobre isto?
- Qual problema do negócio você está tentando resolver ou analizar? Seja conciso.
- Observe qualquer informação contextual ou de segundo plano que seja necessária para entender completamente a questão.
- Indique como esse problema afeta os objetivos da empresa ou como ele está relacionado aos valores do negócio.
3 – Estado Atual
- O que está acontecendo? Utilize fatos e datas;
- Seja visual, utilize gráfico de Pareto, gráficos e esboços, insira um diagrama que ilustra como o processo atual funciona.
- Insira diagramas de fácil compreensão de modo que qualquer pessoa leiga possa compreender o problema. Seria interessante utilizar fluxogramas.
- Torne o problema claro;
- Destaque os grandes problemas. Você pode coloca-los dentro de desenhos do tipo rajadas de tempestade para separá-los dos demais.
- Inclua medidas quantificadas sobre a extensão do problema – representações gráficas são as melhores!
4 – Estado Desejado ou Meta
- Insira um diagrama que ilustra como o processo proposto irá trabalhar após as melhorias.
- Fale sobre a melhoria esperada em termos de medida de interesse (especificamente e quantitativamente). Ex.: A melhoria vai proporcionar mais vendas e dobrar o lucro atual ou vai aumentar a performance da máquina dando um ganho de produtividade em 30% que equivale a um aumento nos lucros de 10%.
5 – Análise
- Liste o (s) principal (ais) problema (s);
- Utilize os “por quês?” até chegar à causa raiz. Uma regra-de-ouro: você não alcançará a causa raiz até que você faça pelo menos cinco vezes a pergunta: “por quê?”!;
- Analise a lista de respostas para cada por quê;
- Utilize os 5Ws, o diagrama-de-causa-efeito, brainstorming e as 7 ferramentas da qualidade.
6 – Proposta
- Quais as contramedidas propostas?
- Insira um diagrama que ilustra como o processo proposto irá trabalhar;
- Liste a (s) contramedida (s) que irá abordar a (s) causa (s) identificada (s).
- Preveja a melhoria esperada na medida de interesse (especificamente e quantitativamente). Lembre que na meta ele já foi quantificada, mas agora como temos uma análise mais detalhada,i é hora de verificar se será possível atingir a meta em termos quantitativos.
7 – Plano de Ação
- Faça uma lista das ações (o quê) , indicando o porque?, onde, quando, os responsáveis (Quem) , o método (como será) e quanto custa. Esta ferramenta também é conhecida como o (5W2H);
Figura – Plano de ação Pensamento A3 Relatório A3
- Aqui poderia ser utilizado um cronograma do tipo Gantt com as devidas atividades e recursos alocados para ilustrar o planejamento.
8 – Acompanhamento (Follow-up)
- Como está o acompanhamento das ações perante o planejado?
| Planejado | Atual |
| • Observe o plano para medir a eficácia da mudança proposta.• Indique quando será medido e por quem. | • Deixe em branco inicialmente;• Após o acompanhamento, registre os resultados da execução;• Anote a data efetiva do acompanhamento. |
Ao final dos oito passos, obteremos o relatório A3 que deverá ser organizado conforme podemos visualizar na Figura abaixo:
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Benefícios do Pensamento e Relatório A3
Como podemos ver no decorrer deste artigo são vários os benefícios de utilizar o relatório A3. Dentre os citados podemos ainda acrescentar:
- Cria uma forma padronizada de elaborar e apresentar o relatório;
- Fornece informações claras e concisas em um único local;
- É um método que quando desenvolvido torna-se acessível e visível por todas as pessoas envolvidas;
- Dissemina a comunicação e trabalho em equipe de todas as pessoas envolvidas;
- Reduz desperdícios;
- É uma prática que assegura a melhoria contínua;
- Permite um ambiente de trabalho eficaz e eficiente.
