Programa 5s nas empresas, conceito, implantação e auditoria.

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O que é ?

O 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias. A proposta do 5s (assim como algumas outras ferramentas lean) é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.

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5s – Cadeiras projetadas debaixo da mesa para otimizar o espaço

O aprendizado e a prática do 5s proporciona a melhoria da qualidade de vida pessoal e profissional. Em meio a tantos recursos disponíveis na vida ou mesmo nas organizações, é preciso aprendermos a utilizar destes recursos. É necessário ordená-los, limpá-los, conservá-los ou mesmo jogar fora ou reciclar estes recursos quando chegar o momento. O 5s funciona a partir do momento que o indivíduo internaliza este conceito e o coloca em prática. O colaborador o recebe como uma filosofia de vida pessoal e é da natureza pessoal que a organizacional se beneficia. A citação “Dever é escola primária, compreender é universidade” se encaixa muito bem na filosofia do 5s pois ele deve ser manifestado como um comportamento natural e não como um dever.

Nas organizações, a metodologia dos 5s permite desenvolver uma melhoria contínua na destinação dos materiais. Esta metodologia melhora o clima organizacional, a produtividade e consequentemente a motivação dos funcionários e é dividida em 5 palavras de origem japonesa: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Cada uma destas palavras busca despertar a atenção para um senso de responsabilidade.

SeiriSenso de Utilização

O “S” seiri representa o senso de utilização dos recursos. Assim como a folha de uma planta descarta a folha seca e sem utilidade, o mesmo deve acontecer com os recursos e materiais  desnecessários ou inúteis para o processo produtivo da empresa. Procure pela empresa ítens fora do lugar ou sem utilidade como:

  • Materiais
  • Ferramentas
  • Peças de reposição
  • Documentos
  • Informativos

Nesta fase, um questionamento que deve ser feito é: “Nós precisamos disso?” A resposta irá ajudar muito a tomada de decisão e caso o indivíduo não seja capaz de responder esta pergunta, é recomendável marcar o ítem de alguma maneira para outra pessoa ir lá e conferir posteriormente. Esta marcação pode ser feita através de uma etiqueta amarela ou vermelha, pois assim o ítem ficará destacado e os responsáveis poderão analisar com cuidado posteriormente. Na etiqueta, poderá constar a data da inspeção ou mesmo uma descrição apontando a dúvida anterior. Como cada empresa é complexa em diferentes aspectos, o melhor padrão é aquele criado levando em consideração as singularidades do local e da maneira de trabalhar.

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SeitonSenso de Organização ( Ordem )

Nutrientes são destinados de maneira natural para as diferentes regiões do corpo humano que destes necessitam. Na empresa, este raciocício não é diferente. O senso de organização estimula a colocar tudo que é necessário em locais predeterminados dentro do processo produtivo e da organização dos departamentos. Para começar, é preciso colocar cada ítem em seu devido lugar. Após, é interessante colocar ao alcance das mãos o que é mais usado no dia-a-dia. A premissa do seiton é: “o que não está classificado não está organizado”.

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SeisoSenso de Limpeza

O senso de limpeza desperta atenção tanto para o aspecto pessoal,  da aparência, quanto do ambiente de trabalho e também dos processos. Quanto menos sujeira no ambiente de trabalho e quanto mais atenção a melhorar o que já está limpo, melhor. No mundo utópico do senso de limpeza, o banheiro ficará mais limpo ao indivíduo sair dele. As pessoas que deixam rastro de sujeira por onde passam estão na contra-mão do senso de limpeza. Um bom exemplo de como o senso de limpeza pode influenciar as pessoas é olharmos para o metrô de São Paulo. Embora todos os dias passem milhares de pessoas por lá, o local é limpo e muitas pessoas falam: “no metrô não se pode jogar papel no chão” (como se outros lugares pudessem!). No início das atividades do metrô, os dirigentes foram rígidos com relação a pintura de paredes pichadas, com tinta deteriorada e também com relação a limpeza. Esta iniciativa impactou fortemente na cultura de milhares de pessoas que usam deste meio público.

Na fase de implantação do seiso, é interessante não só limpar, mas também questionar alguns pontos. São eles:

  • Quanta limpeza é necessária para a segurança dos trabalhadores de forma a facilitar o uso e a manutenção dos equipamentos?
  • Quanto de limpeza é necessária para uma qualidade de vida no trabalho?
  • Como a limpeza contribui para melhorar a qualidade do produto?
  • Ao limpar, é notado algum problema na manutenção que deverá ser posteriormente abordado?

É importante após a implementação do seiso tirar uma foto do ambiente e fixar ela em um local visível para informar a todos o novo padrão de limpeza que deverá ser seguido.

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Seiketsu – Senso de Padronização

Após a faxina (implementação do seiri, seiton e Seisu), é preciso “tornar comum” na cultura da empresa alguns valores e normas de comportamento. Geralmente, são criadas regras e normas para manter o que foi conquistado e a organização investe na conscientização destas normas. Não é simples manter os níveis atingidos, pois conforme mencionado antes: “Dever é escola primária, compreender é universidade”.  No mundo perfeito dos 5s, as regras e normas não são necessárias pois é da natureza do funcionário manter o padrão conquistado. Nesta fase também é levantado as fontes de sujeira e as soluções para minimizar o impacto. Geralmente é atribuído a cada funcionário alguma função que contribua para a limpeza como rotinas programadas com periodicidades semanais, quinzenais e mensais e fica por responsabilidade da gerência acompanhar se o mesmo está sendo praticado. Nesta fase é muito importante tornar estas rotinas e atribuições de tarefas viáveis e realizáveis.

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ShitsukeSenso de disciplina

O “S” shitsuke valoriza a necessidade de atenção e autogestão. Nesta fase são implantados programas que funcionam como um método pedagógico no intuito de ensinar os novos funcionários e reciclar os funcionários anteriores. O objetivo é monitorar, controlar e manter a disciplina para que todos os 5s sejam aplicados continuamente. Os responsávies pelo shitsuke não devem ser encarados como fiscais e sim como facilitadores pois se a ferramenta for encarada como um dever, o resultado será somente para aquele momento do programa. Por outro lado, se for compreendido como uma filosofia de vida e de trabalho, a ferramenta oferecerá resultados a médio e longo prazo e beneficiará a qualidade de vida de todos os envolvidos melhorando os resultados da organização.

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Alguns benefícios

  • Maior segurança no desenvolvimento das atividades
  • Melhoria do ambiente de trabalho
  • Menos falhas humanas durante o trabalho
  • Maior facilidade para encontrar problemas
  • Diminuição do desperdício de tempo na busca por ítens
  • Aumento da confiança da equipe
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Dicas para a implantação

Além de angariar o envolvimento e participação de todos os funcionários, é necessário de que as pessoas estejam convencidas de que a ferramenta realmente trará benefícios tanto na vida profissional quanto pessoal. Abaixo seguem algumas dicas para melhorar o processo de implantação:

1 – Escolha um departamento para começar.

O 5s requer a utilização de recursos. Por este motivo é interessante maximizar a atenção onde o retorno será mais ágil e visível.

2 – Faça a implantação por etapas.

Cada “S” deve ser implantado no seu devido tempo. Geralmente, segue-se a sequência em que foram apresentados neste artigo. O tempo de duração de cada fase deve ser o suficiente para que as pessoas envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos como rotina no seu dia a dia. A aplicação de avaliações periódicas e utilização de quadros de gestão a vista ajudam a avaliar se a metodologia está sendo abosorvida pela organização de forma adequada.

3 – Treinamentos e cursos

Ofereça treinamentos para todos os funcionários, desde aqueles que estão no chão de fábrica até gerentes e diretores.

4 – Equipes multi-disciplinares

Crie equipes multi-disciplinares e aloque as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter a ferramenta em um ciclo de melhoria contínua.

5 – Seja consistente e realista.

Tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de limpeza, organização e principalmente: seja consistente e realista às metas e padrões estabelecidos. Cada organização funciona de uma forma diferente e é fundamental que os conceitos aplicados sejam adequados a forma de trabalho.

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2018-01-13T16:36:44+00:00 By |Categories: Mais Vistos, Programa 5S, Qualidade|Tags: |21 Comments

Formado em Engenharia Elétrica pela UNESP (Universidade Estadual Paulista) com Pós Graduação MBA em Gestão de Projetos pela FVG (Fundação Getúlio Vargas) e certificação internacional em Gestão de Projetos pelo PMI (Project Management Institute). Também possui certificação Green Belt em Lean Six Sigma. Atuou na implantação dos pilares de Engenharia de Confiabilidade Operacional e Gestão de Ativos Industriais em grandes empresas como Votorantim Metais (CBA) e Votorantim Cimentos. Como Gerente de Projetos pela Siemens e Citisystems, coordenou vários projetos de automação e redução de custos em empresas como Usiminas, JBS Friboi, Metso, Taesa, Cemig, Aisin, Johnson Controls, Tecsis, Parmalat, entre outras. Possui experiência na implementação de ferramentas Lean Manufacturing em empresas como: Faurecia, ASBG, Aisin Automotive, Honda, Unicharm e Flextronics. Atualmente é Diretor de Projetos na empresa Citisystems e membro do Conselho de Administração da Inova, organização gestora do Parque Tecnológico de Sorocaba.

  • Victor

    Muito bom esse post. 5s de uma maneira simples e prática. Recomendo a leitura.

  • Informação muito boa e de grande valor.

  • Lucilene Almeida S.

    ótimo ,o melhor que li até o momento.Bem explicativo e claro.

  • JúlioSantos

    Parabéns, gostei muito da simplicidade de como vc descreveu o programa e as dicas iniciais de implantação. Isso realmente é coisa de engenheiro; simples e objetivo.

  • paulo oliveira

    excelente. parabens dobrado. primeiro pelo conteudo produzido e segundo pela humildade em compartilhar com todos!

    PARABENS!

  • Paula Berenguer

    Eu em paricular sempre fui uma pessoa completamente organozada.Em 2005,quando trabalhei na Ford em Camaçari-Ba,la no inicio da minha vida profissional.Tive o prazer de conhecer de cara um sistema que seria fundamental para minha vida profissional.Se na vida pessoal eu ja era apaixonada,trazendo tambem para o prifissional ficou tudo muito mais prazeroso.Indico totalmente esse sistema 5S.

  • aline

    muito bom essa regra de organização ………….

  • marina mendes cruz

    acho que ´´e a base de tud, muito bom

  • Eduarda

    Olá. Qual o profissional adequado para ministrar o treinamento de implantação do 5S em uma empresa?

    • Eduarda, tudo bem? O profissional deve ser alguém que tenha treinamento em 5S. Não precisa ter uma formação específica, basta conhecer e ter a prática e vivência de como é a implantação do 5S.

  • pedro nunes de sousa

    Estou aprendendo muito com a implantação na empresa em que trabalho não ta sendo fácil mais acredito que vai dar tudo certo .

  • Antonio Maitan

    gostei…!!!!

  • allan oliveira

    Como alguém que aparenta ser tão jovem tem tanta experiência? Kkk e além de experiência prática um grande conhecimento teórico parabéns pelo artigo

  • Dada

    Cristiano …. simplesmente maravilhos…. claro feito aguas cristalinas… abraços e muito obrigado

  • Nádia Martins

    Adorei o artigo Cristiano! Gratidão por compartilhar! Com base nele elaborei o escopo de um projeto para ser implementado na companhia onde trabalho! Estou muito animada com os possíveis resultados que iremos alcançar com a ferramenta lean “5S”!
    Abraços

  • Andre Ganso

    bom dia amigos! alguem poderia me dar uma base de valor que uma consultoria externa pratica para implantação do 5S?

  • Nildo Santana Neves

    muito bom

  • Eduardo

    Estou usando como parte do meu trabalho de Qualidade em Serviços Logísticos.